やるべきことは後回しにしない。時間を有効に活用するタイムマネジメント

こんにちは。今日は仕事の話です。

学生の頃、夏休みの宿題にいつ頃から取り掛かっていたでしょうか？

私はどうしても最後の３日前からしか始めることができませんでした。

学生の時、宿題をはじめの３日の間に終わらせる習慣をつけておけば、

今はこんなに苦労しなかったのかなぁと思うと、

「宿題は早くやっておけ」という言葉、

素直に聞いておけば良かったとつくづく思うところです。

明日やろうはバカやろう

夏休みに限らず、普段の授業から

学校の先生って人によっていつも宿題出す人と出さない人がいるじゃないですか。

漢字ドリルとか数学の問題集とかは、

授業が進むのに合わせて必ず出す先生が多いですが、

国語とか社会科系なんかは、

宿題を出さない日の方が多いのに、いきなり出てくる時がありますよね。

しかも出てくる時に限って他の予定があったり、

面倒な内容のものが多かったりします。

なんだか仕事も学校の宿題に似ているなぁと思うもので、

だいたいこの日に宿題が出るだろうなぁと予想できていたのに加えて、

思ってもみなかった宿題が出ることがポンポン出てきます。

毎日やらなければならない分だけでもいっぱいいっぱいなのに、

元々予定していた分に加えて予定外の宿題が出てくるので、

やるべきことがどんどんと増えていくのです。

例え、それがどんなに小さなタスクだとしても、

「これは後でやろう」という気持ちになってしまったが最後、

他のタスクもどんどんと後回しにしてしまうクセがついてしまい、

結局、それが期限ギリギリになるまで溜まってしまうことになります。

しかも、簡単なものはすぐ終わらせられるので良いのですが、

大抵、後回しにするのは取り掛かりが面倒だったり、

難しくはないけど時間がかかったりと一癖あるものばかりです。

で、最後の最後で期限前の仕事ばかりが残って、

尻を叩かれながらやるハメになり、てんやわんやになってしまいます。

そうなると普段ならミスなくできるはずのタスクも、

時間がないので雑になり、最終的に間に合わないものも出てくるし、

雑にこなしたせいでミスが発覚してやり直しになって余計に時間を喰うと。

全くもって良いことがありません。

「明日やろうはバカやろう」って言葉。

語呂もいいし、ホント良い言葉ですね。

肝に銘じて明日からまた仕事していきたいと思うものですが、

気持ち一つですぐに変えられるなら何事も苦労することはないです。

こうした仕事を早く正確に終わらせられないという問題は、

昔から随分と対策が考えられていたようで、

集合研修の項目にいちいちタイムマネジメントがあるのも、

時間が足りなくなる問題を解決するのに一役買ってくれるからだと

ここ最近になってようやく気づきました。

時間を有効に活用して仕事ができるようになるためのメモを、

覚えている範囲でこの記事に書き残しておこうと思います。

仕事の分類

大まかに、仕事は４つに分類することができるそうです。

・緊急で重要

・緊急だが重要でない

・重要だが緊急でない

・重要でも緊急でもない

営業の仕事内容をこの４つに分類するとどうなるのでしょうか？

思いつく限りで分けてみます。

・緊急で重要

一日の収益、各商品の販売の進捗、上司への報告など、

１年、半年、３ヶ月、１ヶ月、１週間、１日、と期間に分けて目標があります。

通年の目標を単純に期間で分けただけの場合もありますが、

１日ごとに振り直した分はその日のうちにやりきってしまわないと、

遅れてから取り返すのは難しいので、

今日の目標数値を達成することが緊急かつ重要なことでしょう。

・緊急だが重要でない

努力目標の商品、収益になりにくい商品、期限が先の商品、業務連絡のメールチェックなど

数ある商品のうち、メインの商品の進捗が最重要視されます。

しかし、それ以外の商品群にはメインの商品に対してそれほど重要視されていない、

もしくは販売に力を入れていない商品も存在します。

そういったものでも、期限があるので後回しになりやすいのですが、

後に回したことで期限前にたくさん残ってしまっているようなものや、

それほど収益や自分の成績にならないけども販売目標がある。的なものです。

・重要だが緊急でない

新規開拓の見込み作り、顧客への連絡、訪問。

進捗を常にチェックしているような商品群は緊急性が高いですが、

全体の成績で見れば大きな影響を与えないものも多いです。

数字ではっきりと比較されてしまうのが営業なので、

やはり成績は良いに越したことはありません。

連絡するたびに商品の提案をからめてしまうと角が立ちます。

なので既存の顧客に対しての挨拶や細かい連絡などは、

それが今すぐ、自分の成績に反映されるものではないのですが、

世間話や面談で意向を確認しなければなりません。

怠っていれば必ず顧客との関係が悪くなってしまいます。

また、一発決まれば一気に成績が良くなるような大口の見込みなどは、

新規開拓からが多いのですが、それには時間がかかります。

大口の取引先になりうる見込み客は、忙しいですし、

まずそういった見込み客を見つけること自体難しいという面もあります。

そのため、時間と手間をかけて数多く当たり続け、

良い見込み客には継続して連絡し続けるという地道な作業が必要です。

・重要でも緊急でもない

机の整理、食事、支店内の行事の準備、など、

やったほうがいいけど、特に指摘されないようなことに多いと思います。

机とか見ていると汚い人と、綺麗な人は確かに分かれています。

ですが、机の綺麗さが仕事の実績にそのまま繋がるかというと、

私の周りだけ見てみればそんなことはないと感じます。

障子に関しては、寿命が長くなっているので、健康を維持することは

今の稼ぎを維持すること以上に重要だと思うのです。

そのため、食事こそ最も重要視するべきことなのですが、

今日の仕事と食事を比べると、現時点で緊急性と重要性が圧倒的に劣るようにみえます。

まずは仕事を振り分けて優先順位を決める。

営業の仕事で４つに分類すると・・・という項目でしたが、

もっと他にもいろいろとありそうですが、ひとまず思いつく分で書いてみました。

どの順番で仕事を行うかという段取りができれば、

（予定外の仕事さえ入らなければ）その通りにやればスムーズに進められます。

何から取り組むべきかは状況によって変わるとは思いますが、

まずはその日にやるべき仕事を上の４つに振り分けて、

優先順位を決めていくとうまくいきそうですね。

一番時間を使うのはアポイントでの外出

顧客との関係を深めるためには、

やはり実際に顔を合わせて会話することが一番良い方法なのは間違いないです。

次点が電話になり、そのあとに手紙、メール、FAXと続くように思います。

なので外出して顧客を周り、少しでも顔を覚えてもらいながら仲良くなり、

取引の意向をヒアリングすることが重要なのですが、

外出中は事務作業や他の仕事は全くと言っていいほど手をつけられなくなります。

車や電車の中では一人なので邪魔が入らず、

残りの仕事をどう進めるかをゆっくりと考えることはできるのですが、

外出中に顧客から連絡が入っていたり、

朝には出ていなかった指示が追加で出されていたりと、

外出前と状況が変わっていることも多いです。

一番仕事のできる上司は、外出は必ず夕方からと決めているようです。

もちろん必要なら朝に出ることもありますが、

途中で出ることはほとんどありません。

外出するなら朝一か夕方の遅い時間帯にして、

残りの時間は事務所でまとまった時間を確保しています。

おそらく、午前中や昼過ぎにアポイントを取ってしまうと、

朝の１、２時間と夕方の２、３時間と事務所で使える時間がバラバラになり、

落ち着いて仕事に取り組むことができません。

アポイント先で提案や連絡をするための資料の準備する時間が必要ですし、

戻ってきてからも、報告と預かった書類の提出、荷物の片付けなどがあるので、

ただでさえ中途半端な時間に出入りすることで分断された残り時間が、

さらに自由が利かなくなります。

他にも、じっくりと取り組まなければならない仕事は、

集中力が高るまでに時間もかかるので、

実質的に使える時間がさらに減るというデメリットもあります。

そのため、顧客の時間的な都合はあるので擦り合わせは必要ですが、

外出の時間をコントロールすることがかなり重要だと考えています。

まとめ

日々仕事をしていると、漫然としがちです。

一体どんなことにどれくらいの時間を使っているのか、

正確に把握することって意外と難しいです。

時間を決めて、順番を決めて、効率良く仕事を進められるようになりたいです。

今、自分自身が時間が足りなくて困っている状況だったので、

ひとまずのまとめとして書いてみましたが、

書いている自分でうまくまとまってないなぁと感じること請け合いなので、

改めて勉強してまとめ直そうと思います。