「仕事が終わらない！」の悩みを解決するための記事

やることが多くて、時間がなくて、急な仕事が入って・・・

せっかく取り組もうと予定していた仕事を終わらせることができず、

長時間の残業や翌日に持ち越すことは多いです。

ことあるごとに邪魔が入ったり集中できない環境になったりと、

理由を外部に求めればいくらでも出てくるのですが、

いくら文句を言っても仕事は終わることはないので、

手際よく仕事を終わらせることができるように考えていく方が建設的です。

この記事では、仕事を終わらせることができないと悩む人に向けた記事です。

この記事で全てが解決することはないかもしれませんが、

多少なりとも役に立つ部分があればと思い書きます。

この記事を書いているのは営業職なので、

中身もそちら寄りになります。

概要

仕事は段取りが７割と言われます。

取り組む速さよりも、始めるまでの早さの方が重要という話ですね。

以下のことについて書いていきます。

• メモに書き出す
• 優先順位を決める
• スケジュールについて
• 何日も持ち越したタスクの対処

メモに書き出す

まずは今日やることをメモに書き出しましょう。

事前に組んでいたスケジュールはその通りにいかないことが多いからです。

マネージャー職は部下の予定も頭に入れて動いているでしょうが、

肩書きのない社員は自分だけの予定を組んだものが多いです。

朝の会議などを終えると、大抵上司からその日の指示が出てきます。

何もない日はありません。

それを聞いた上で事前に立てていたスケジュールと付き合わせて、

段取りをもう一度組み直す必要があります。

基本は事前に組んでいたスケジュールの合間に、

今日できた仕事を組み込んでいきます。

時間が足りないなら他から時間を取ってくるしかありません。

その調整をするためにもメモが役立ちます。

あれもやろうこれもやろうと頭の中で覚えておくというのは、

目の前の仕事に取り組むための集中力が出せませんし、

そのうちに忘れてしまいます。

目の前の仕事に集中できるように、またやるべき仕事を忘れないように、

まずは新たに生まれたその日の仕事をメモに書き出しましょう。

そして、消化できたタスクから順番に横線を引いて消していきます。

横線を引いて消すと「仕事した感」も生まれて楽しくなります。

一種のゲーミフィケーションと言えるかもしれません。

優先順位を決める

今日やる仕事をメモに書き出した後には優先順位を考える必要があります。

タイムマネジメントのセミナーを受けてみると、緊急度と重要度で振り分けされることがあります。

それともう一つ、主に後ずらしにさせてしまうことが多い理由に感情があります。

営業で言えば、なんとなく連絡しにくい顧客に対する仕事や、

関係の良いとは言えない社員が関わることなどです。

本当はそういった気持ちに関わらず仕事ができれば良いのですが、

私たちは機械ではないので、現実的にそうしたことは難しいです。

なので、それも加味して優先順位を決めていきます。

対顧客

これは私の中での優先順位ですが、一番重要なのは対顧客の仕事です。

連絡、事務手続き、郵送物など、お客さんの行動が絡むものについては、

なによりも最優先して行わなければなりません。

関係の良くない顧客が相手だった場合、

郵送物や事務手続きなどの少し面倒な仕事だと

どうしても後回しにしてしまうことがあるのですが、

そんなことをして良いことは一つもありません。

もしクレームになったらもうその顧客の信頼は戻りません。

そうでなくても、言葉にしない程度の細かい不満がたまっていると、

徐々に話を聞いてもらうことができなくなり、

他社と競合した時にも選んでもらえなくなります。

対上司

次に優先するのは上司へのホウレンソウです。

特に悪いことはできる限り急いで報告しなければなりません。

どうせいつかわかることなのに、

怒られることが嫌だからついつい報告を怠ってしまうと、

最初の段階では対処できたのに手遅れになってしまうこともあります。

余計に怒られてしまいますし、社内での評価も悪くなり、

周りかもそのように見られてしまいます。

また悪いことでなくても、

提出物や社内の研修での成果報告などはすぐに報告しなければなりません。

多くの場合、上司に報告するということはさらなる上司への報告が行われます。

自分に提出や報告の期限があるように上司にも期限があります。

「いつになったら出してくるんだ」とイライラさせる理由を

わざわざこちらから提供してあげることはありません。

他に緊急の仕事がなければ、

社内での研修や報告・提出するものは出てきた瞬間に終わらせてしまいましょう。

特に他社のチェックが入るものは、

早くに終わらせているという印象を与えることができれば、

勝手に仕事ができる人だと捉えてもらうことができます。

通常業務

上記の二つに共通しますが、基本的には他者が関わるものを優先すべきです。

私の場合は営業の仕事をしているので、上の二つを終わらせることができたら、

ようやく新規開拓をすることができます。

緊急度の尺度で見れば優先順位は低いのですが、

重要度としては新規開拓が一番重要であるにもかかわらずです。

本当は一番楽しい新規開拓だけをしていたいのですが、

日々の通常業務はここまできてからようやく取り組むことができます。

逆に考えると、一番やりたいことができる時には時間がないので、

たくさんできるように集中する理由にもなります。

スケジュールをたてる

終業時間が迫ってきたら明日の予定を考えましょう。

明日の朝になってから考えるというのでは、

なんだかんだとやることが出てきて時間が足りません。

前日の帰るまでのうちに予定を立てておき、

翌日にはその予定を確認するところから仕事を始めましょう。

予定の確認といえば、

やり残した仕事がないか、終業前に確認することも必要です。

もし残っていることがあれば明日やるしかありませんが、

前日に残した仕事を忘れていて、期日が過ぎてから気づくことは多いです。

（これで痛い目に何度もあいました。）

何日も残している仕事は？

余談ですが、何日も残している仕事はないでしょうか？

何日も残しているということは、自分の中では重要ではないということを

暗に認めてしまっているということですが、

それでも「もうやらなくてもいいや」と思えないのには何か理由があります。

一度、５分だけ時間を使ってその理由を考えてみましょう。

最終的にはその仕事を終わらせてしまうか、

取り組まずにタスクから消してしまうかを選ばなければなりません。

そうでなければ、しこりのような形で残り続けるとストレスになるからです。

その仕事の中身はどのようなものでしょうか？

やらなければならないものか？やった方が良いものか？

まとめ

以上のことをまとめると、

前日のうちに予定をと取り組む順番を決めておく。

タスクはメモに書き出しておき、できたものから横線で消していく。

何にも残るものは諦める。

これらのことを意識して仕事をしています。