自席に掛かってきた電話はすぐに取る。

今回は「自分の席にかかってきた電話をすぐに取ろう」という話です。

私は恥ずかしながら不在の社員の席にかかってきた電話を取るまでに時間がかかりますが、

自分の席にかかってきた電話は１コール以内に取るようにしています。

しかし、人によって電話を取るまでの時間には差があるようで、

１コール以内にすぐ取る人もいれば、３コールほど待つ人もいます。

どうしてすぐに取らないのか、少し観察してみたことがあります。

すると、すぐに電話を取る社員は、本当にどの電話もすぐに出ます。

仕事、特に新規開拓が良くできる３つ上の先輩なのですが、

これにはさすがだなぁと思いました。

一方、すぐに電話を取らない社員も、実は全ての電話を時間をおいて取っているわけではないようです。

すぐに出ることもあれば、少し間をおいて取ることもあります。

何か作業をしている時にかかってきたため、

資料が入り混じらないように整理してから取る時と、

なぜか画面を見つめながら時間を空けて取っている時に大きく分かれています。

どうやら、かかってきた相手によってその時間が変わるようです。

出たあとの声の明るさや、受電時の表情を見てその理由がわかったのですが、

すぐに出たい相手と、電話を取りたくない相手がいるようです。

休みの日に会社から電話がきた時の気持ちを想像するとわかりやすいでしょうか。

電話を取りたくないというか、気がひける相手は存在します。

その気持ちはとてもよくわかります。

少し観察してみて、すぐに電話に出られない理由はわかりましたが、

たとえどんな相手から電話がかかってきたとしても、

やはり電話はすぐに取るべきです。

その理由の一つ目は顧客を待たせることになるからです。

個人の顧客とも取引のある会社なので、一人の社員が複数の顧客を担当しています。

中にはとても仲の良い顧客もいれば、あまりうまくいっていない顧客もいます。

だからと言って電話を出ないわけにはいきません。

何か用があって電話をしているのですから、

たとえ今すぐに出なかったとしても、結局あとで連絡しなければならないからです。

電話に出たくないのは、その顧客と良い関係を築けていないからですが、

電話を待たせることで印象が良くなることはありません。

仲が良い時は細かいことはあまり気になりませんが、

うまくいっていない時はどんなに小さなことでもかなり気に障るようになります。

これ以上の関係悪化を止め、改善していくためにはこうした細かいことにも気をつかう必要があります。

もう一つの理由は、同僚に間違えて取らせないためです。

隣の課までなら誰が席についているかはすぐにわかりますが、

二つ以上の課が離れていると

「電話がなっているのに出ていない＝その席に担当がいない」という判断をしてしまい、

本当は席についているのに他の社員が出てしまうことがあるからです。

何か他の作業をしていたのを中断して出てくれた社員の時間を無駄に使わせることになりますし、

結局、自分に回ってくるので電話に出ることには変わりありません。

実際、私がそうした経験が何回かありました。

単純に時間だけを見れば大したことはないのですが、

せっかく進めていた作業や考えていたことも、

全て中断して電話を取ることになります。

表面的にはわからない部分で無駄にしていることが多いのです。

そういう理由があるので、私は間違えて時間を無駄にさせないようにしようと思い、

自分の席にかかってきた電話はすぐに取ることにしています。